Un logiciel de collaboration en ligne désignait auparavant la messagerie électronique, la messagerie instantanée et la vidéoconférence. De nos jours, il existe toute une gamme d’outils de gestion de projet et même de plates-formes entières.
Qu’est-ce qu’un logiciel de collaboration
Un logiciel de collaboration permet à plusieurs utilisateurs et équipes de travailler ensemble sur des projets depuis n’importe quel emplacement et postes de travail. Il en existe toute une gamme avec des fonctionnalités différentes. Certains logiciels tels que Zimbra Insa sont plus polyvalents que d’autres. Toutefois, ceux qui ont des paramètres restreints sont plus ciblés, et incluent toutes les options dont les utilisateurs pourraient avoir besoin. La majorité des solutions de collaboration modernes sont basées sur le Web et fonctionnent directement dans le navigateur, sans nécessiter d’applications autonomes supplémentaires.
Comment fonctionne Zimbra insa
Zimbra insa est une plate-forme de collaboration pour qu’une équipe puisse travailler ensemble sur un projet. Il permet la communication et la gestion de l’information, aide à transmettre l’information à chaque membre de l’équipe et permet la discussion de projets pour aider à la prise de décisions importantes. Par le biais de la communication, il recherche et transmet les informations à l’ensemble de l’équipe.
Comment mesurer la performance d’un logiciel de collaboration
Un bon logiciel de collaboration requiert trois fonctions de base:
- Accès partagé à l’information: l’utilisateur peut déterminer qui a le droit de consulter l’ Il peut aussi modifier facilement ces droits. Par ailleurs, l’accès peut être défini projet par projet ou pour chaque espace de travail.
- Stockage de l’
- Gestion des connaissances: vous pouvez le faire via un site Web avec des documents liés (les wikis en sont un bon exemple) ou simplement sous forme de documents (PDF, MS Word ou d’autres formats). Il est nécessaire de pouvoir partager des fichiers (feuilles de calcul, rapports, etc.) dans leurs formats natifs.
Toutes ces informations doivent être faciles à trouver pour faciliter les recherches. Certaines de ces informations sont évidentes, telles que l’auteur, qui est déjà prédéfini. D’autres propriétés doivent par contre être définies pour les utilisateurs. Par exemple, il est courant de stocker des fichiers dans des dossiers. Mais en utilisant cette méthode, il est important de sensibiliser les utilisateurs aux conventions de nommage et à la hiérarchie. Le marquage est une alternative à la hiérarchie des dossiers.
Différence entre logiciel de collaboration de document et de projet
Les actifs liés aux projets et les actifs liés aux opérations sont classés différemment; ces derniers sont plus permanents. Par conséquent, le logiciel de collaboration de documents est différent du logiciel de collaboration de projet. Il est plus courant que les documents disposent d’autorisations d’accès par utilisateur. Des fonctions telles que la recherche en texte intégral jouent un rôle plus important lorsque vous travaillez sur des documents, en raison de leur nombre et de leur variété. La collaboration de projet implique le suivi des tâches, la tenue de discussions et le stockage des actifs numériques liés au projet.
Edition collaborative de documents
L’édition collaborative de documents en temps réel figure parmi les fonctionnalités proposées par Zimbra Insa. Cela permet à un utilisateur de voir ce qu’un autre utilisateur fait sur le même document en temps réel. Une autre fonctionnalité indispensable pour une plate-forme de collaboration basée sur des documents est la possibilité pour les utilisateurs de poster des commentaires.
Comment choisir un logiciel efficace de gestion des tâches
De nombreux outils prennent en charge différentes méthodologies de gestion des tâches. Zimbra insa fait partie des méthodes les plus simples mais efficaces. Si vous souhaitez appliquer ces principes à votre processus de travail, il est conseillé d’essayer cette plateforme.
Zimbra insa dispose d’une messagerie instantanée pour permettre à chaque utilisateur de communiquer en temps réel. Le mode de conversation vidéo permet aux utilisateurs de se voir, de discuter et de parler. Les messageries instantanées sont en temps réel, mais elles ne doivent pas nécessairement être interruptives. Le logiciel permet de faire apparaitre l’historique de discussion, permettant par exemple d’accéder à une adresse URL ou à un numéro de téléphone; il est également possible d’enregistrer des appels, des conférences et des vidéos.
Email : un autre outil de collaboration
Le courrier électronique est plus «permanent» que la messagerie instantanée, car l’expéditeur et le destinataire conservent et souvent archivent une copie de toute la correspondance. Bien que le courrier électronique soit plus permanent, il est souvent critiqué pour ses performances. Cela est principalement dû aux restrictions en matière de partage d’accès, d’édition collaborative et de catégorisation des messages électroniques. Avec un peu d’effort, il est possible de gérer les tâches et les informations avec le courrier électronique à l’aide de filtres, d’étiquettes et d’autres paramètres, mais un logiciel de collaboration dédié permettra à l’équipe de travailler plus efficacement.
